1000采购政策 - OU管理政策和程序 - 365英国上市官网-365英国上市官网

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主题:

采购

数量:

1000

授权机构:

战略委员会

负责办公室:

财务和行政副总裁

发行日期:

2009年7月

最后更新:

2012年1月

理由是: 为365英国上市官网(“大学”)社区的商品和服务采购提供结构和指导，并为大学资金用于此类采购活动的承诺提供内部控制程序

政策: 通过大学基金承诺采购货物或服务可通过以下六种方式进行:

采购卡(“p卡”)
小批量采购订单(SOP)
直接购买
报销
采购申请单/采购订单
首选供应商

所有采购交易必须符合本政策的配套程序和要求. No procurement shall be divided for the purpose of circumventing the requirements of this policy.

每个大学部门和员工都有责任确保采购支持部门和大学的使命. 各部门必须确保采购在财政上负责, 在预算或资金限制范围内, 和 adhere to all other policies 和 procedures 和 applicable laws 和 regulations. 员工有责任通过验证基金签署权限来确认他们的购买权限, 承诺的权威和 Contracting Authority as outlined in the definitions below.

适用范围及适用性: 所有大学部门和员工在使用大学基金代表大学进行采购时必须遵守这一政策.

定义:

账户号码: 用于表示支出类型的会计名称.

买家: A Purchasing department staff member who procures goods 和 services on behalf of the University.

权威的承诺: 承诺的权威 is based on the dollar amount of the procurement transaction. 所有的采购方法都必须得到授权承担全部金额的人员的批准. 此外，必须有足够的资金来支付购买费用. 根据职位来确定你的承诺权限，回顾一下展示1 承诺的权威.

合同: 大学与外界签订的正式协议.

承包机构: Only certain employees are authorized to sign specific kinds of Contracts on behalf of the University. 订约权以书面形式授予，订约权的记录由法律事务厅保存. 有关更多信息，请参见 OU美联社&合同和雇佣承诺局.

直接购买: 一种可以直接从发票支付而不是在订单上购买的商品的购买方法, SOP或P-Card.

执行官: 总裁或副总裁.

基金号: The accounting designation used to indicate the funding source for the procurement/purchase.

基金签署权: 每个付款授权必须由授权的资金签名者签署. 各部门必须通过填写签名卡并将这些签名卡提交给应付账款部门来授权签名者. 有关更多信息，请参见 OU美联社&p# 200授权签字人.

酬金: 酬金通常只支付给讨论学术作品的杰出365英国上市官网，他们不收取费用. 如果表演者/演讲者需要支付费用, 那么它就不是酬金，付款应该通过付款凭证或采购订单来处理. 酬金由大学酌情支付，其价值与服务表现无关.

独立承建商: 美国国税局认为大多数从大学获得报酬的个人都是雇员，并要求他们通过工资单支付. 为大学工作的个人可能会被视为IC (i).e.(通过应付账款支付)，如果符合某些标准. 要确定一个人是否属于IC身份，请填写“雇员与IC身份”. 独立承包商分类清单 OU美联社&税收分类:独立承包商与雇员.

付款凭证: 处理直接采购付款所需的最终表格, 采购订单, 报销和酬金.

首选提供商协议: 由采购部门或教育合作社协商的协议，以获得最佳价值和价格，供各部门使用. 在某些情况下，这些协议有其他付款方式 http://www.奥克兰.edu/purchasing/ 更多资讯网址.

专业服务: 专业服务很少, 技术, 或由以提供该等服务为职业的注册会计师或顾问履行的独特职能. A Professional Services Contract may be made with a partnership, firm, corporation, or individual.

采购订单(PO): 由采购部发给供应商的合同，承诺学校采购货物或服务. 采购订单是采购超过5美元的商品和服务的主要方法,每笔交易000美元，以及低于5美元的物品,000种在SOP中被排除在外, p卡或PV要求.

采购订单调整(POA): 由原始部门发起并发送给采购部以更改现有PO的文件.

采购申请单(PR): 来自原始部门的文件, 授权采购部门采购货物或服务. Persons authorizing PR’s must have appropriate 承诺的权威和 Fund Signing Authority.

采购卡(P-Card): University credit card used for procurement of goods 和 services for which transactions are $5,000或以下. 限制. 看到 OU美联社&p# 1020采购卡程序.

定期付款凭证: 允许应付帐款部门建立自动每月付款的发票，如租赁付款. 所有 leases or other financing arrangements must be approved by the Treasury Management Office.

报销: 一种偿还员工必要的自付费用的方法，金额不超过500美元.

小批量采购单(SOP): 一种为5美元的交易购买商品和服务的方法,000或以下, subject to the restrictions noted in the Small Order Purchase section of this policy as well as 展览3、有特殊付款要求的商品和服务. 标准操作程序记录在采购部门提供的预编号表格上.

大学基金: 可用于大学任何基金组支出的资金, 或大学在其银行帐户中持有的款项.

大学采购部(采购): 大学负责采购货物和服务的部门. It is Purchasing’s responsibility to h和le all aspects of the procurement process, including identifying 和 developing sources; assisting departments in developing specifications; soliciting bids, quotations 和 proposals; negotiating Contracts; 和 interacting with vendors.

程序:

可用的采购方法

附表2 outlines the basic steps for procurement based on dollar amount 和 type of purchase. The chart is a guideline; be sure to read all relevant policy sections before making purchases.

1. p卡-最高5000美元

p卡计划使员工能够进行小额采购，类似于SOP所允许的采购. 该计划旨在通过减少部门零用现金的使用，使采购更容易、更方便, 个人资金, 和 SOP’s for University expenditures 和 is the preferred method of purchase for items of $5,000或以下，除非政策禁止. 指 OU美联社&p# 1020采购卡程序浏览使用“p -卡”的资料.

看到展览3有特殊采购要求的货物和服务表.

2. SOP -最高5000美元

设计小订单采购流程是为了让部门获得商品和某些服务, 除非另有禁止, 当总额不超过5美元时，直接从供应商处购买,000(不包括运费), 特别是当供应商不接受p卡时. 使用SOP的采购完全由原采购部门处理.

所有货物的总费用必须在一张发票上标明. 如果有运费的话, 供应商同意预付这些费用，并将其包含在发票总额中，因此大学将不会从货运公司收到单独的发票. 资金签署授权必须在应付账款中存档.

看到展览3有特殊采购要求的货物和服务表.

3. 直接购买

部门可以在没有订单或SOP的情况下采购高达5,000美元的某些服务. 有关超过5,000美元的允许直接采购，请参阅展览3有特殊采购要求的货物和服务表.

直接付款购买使用PV支付. Original Contracts 和 agreements for IC’s, consultants or performers should be attached to the PV. 有特殊要求的商品和服务，请参见展览3有特殊采购要求的货物和服务表.

4. 报销

报销员工自付费用500美元或以下，以支付大学义务和部门小额现金购买(见 OU美联社&备用金)在PV上进行处理. The total amount of any individual transaction may not exceed $500 (petty cash $200). Purchases may not be split for purposes of circumventing the $500 per transaction maximum. 须提供收据正本/付款证明.

报销将只通过直接存款支付给员工. 未设置通过直接存款从应付账款中获得报销的员工的报销将被保留，直到其设置完成.

关于不报销的自付费用，见展览3有特殊采购要求的货物和服务表.

5. 采购申请单/采购订单-采购金额超过5000美元

Procurements greater than $5,000 are performed by Purchasing 和 require a PR 和 a PO. 有关此要求的例外情况，请参见展览3有特殊采购要求的货物和服务表.

采购订单的种类

定期采购订单

A Regular PO is a Contractual agreement with a vendor for a product or service at a set dollar amount. 常规的订单是有负担的, 这意味着部门的采购资金甚至在付款给供应商之前就无法使用了.

一揽子采购订单

一揽子采购订单是一种合同协议，它允许在整个财政年度内与指定供应商进行多次付款. 毯式订单不受限制.

唯一来源采购单

独家来源采购必须有完整的文件记录，并使用采购网站上的独家来源证明表格提供支持. Previous satisfactory experience with a vendor by itself is not justification for a sole source. 应向唯一来源供应商索取报价, 不让他们知道这是唯一的来源情况. 在可能的情况下, 进一步的价格谈判, 交付, 而且应该制定一些条款来降低总成本. Submit a University Sole Source Justification form to the Purchasing Manager or Buyer, 谁来决定唯一来源是否合适.

紧急采购订单

如果存在下列条件，可进行紧急采购:

存在对健康和安全的威胁.
发生了未预见或未预料到的紧急事件.
如果不立即采取行动，就有可能失去关键服务.

The Purchasing Manager or Buyer determines if procurement qualifies for an emergency PO.

采购订单调整(POA)

A POA形式 is required when there is a change in the criteria after the initial PO has been issued.

对订单的调整应通过POA表格提出，并应包括变更的原因, 包括价格等细节, 量, 返回, 交流, 添加或删除.

部门可以与供应商讨论变更，但采购部门必须处理并批准对订单的任何调整.

POA不应处理超过报价的价格上涨，因为供应商有义务履行其报价. 如果您不确定是否应该接受价格变化，请与采购联系.

积压的订单最多可以超支15%(不超过1美元),000)，以应付杂项费用，例如船费和燃油附加费，以及数量上的微调, 但不是价格. 如果需要额外的支出，采购部门必须对总采购单进行调整.

6. 首选供应商采购-可用于任何金额的商品和服务

大学可以与供应商建立账户，直接为多个部门的采购活动支付应付账款, 从而消除了部门每月提交付款处理文书工作的要求. 这些类型的帐户的例子将是首选的办公用品供应商, 校园书店, 租车和一些旅馆.

通过这些供应商进行的购买必须是合法的业务支出. 主管和经理必须定期审查通过这些账户记录部门支出的报表，以确保采购支持部门的任务，并遵守批准的大学行政政策和程序.

所有 preferred vendor or direct billing arrangements must be established by Purchasing. 请参阅www上的首选提供商列表.奥克兰.edu/purchasing.

招标要求:

购买金额不超过2500美元

没有投标要求.

购买金额在2500美元以上，不超过1万美元

对于具有预期价值的单个采购，不需要通过采购进行竞争性招标, 不包括运费, of $10,000或以下; 然而, 请求部门必须调查并从至少两个来源，以确保它是合理的，经济的采购. 传真, 电子邮件, 由申请部门抄写在纸上的原始书面报价或口头报价均可接受. 附上PR, SOP, PV或P-Card对账单的价格证明.

Purchasing retains the right to obtain additional quotes 和 make final selection for Contract award. Purchasing will perform spot audits throughout the year on purchases up to 和 including $10,000. 如果审计发现定价不是最优的, 采购将提醒部门，并将协助其战略，以实现更好的经济定价在未来. 持续存在的问题可能会导致撤销部门获取报价的权力，最高可达10美元,000，直到采购改进到位.

A department can request that Purchasing obtain competitive quotations on any procurement transaction.

购买金额大于1万美元但小于5万美元

有竞争力的 bidding for purchases greater than $10,000 but less than $50,000 is required. 采购将要求至少三(3)竞争性投标或报价. 这一类的采购交易必须由采购部门处理.

大学不一定会接受最低的报价，但可以接受最具响应性和负责任的报价，这些报价被确定为符合大学的最佳利益. 如果某部门不同意最低报价, a written justification must be sent to the respective Buyer for his/her approval. 采购部保留获得额外报价的权利和 make final selection for Contract award.

购买金额在5万美元或以上

有竞争力的密封买入价为50美元,000 or greater are required 和采购将要求至少三(3)竞争性投标或报价. 这一类的采购交易必须由采购部门处理. 采购将根据具体情况确定每个采购的最佳竞争性密封投标过程.

大学不一定会接受最低的报价，但可以接受最具响应性和负责任的报价，这些报价被确定为符合大学的最佳利益. 如果某部门不同意最低报价, 书面证明必须发送给采购部门的相应买方，供其批准. 采购部保留获得额外报价的权利.

具体采购要求:

University employees should not have a personal financial interest in transactions with the University. 认识到, 然而, 这些利益可能是不可避免的, 任何此类情况都应充分披露 利益冲突 在交易之前, 并且交易需要特别批准，详见 OU美联社&利益冲突政策. 采购部门需要延迟处理任何似乎违反利益冲突政策的申请，直到利益冲突问题在适当的大学一级得到解决.

所有合同、协议、许可证、集成电路协议、履约协议等. 必须由 法律事务厅 除非有预先批准的标准文件，并且OU的条款和条件没有改变.

购买可能需要保险 to protect the University from loss must be reviewed by University Risk Management, 不管是否需要PO. 看到 OU美联社&风险管理/保险.

未经UTS审核批准，p卡不得购买任何软件. 前获得 购买软件, please refer to the Campus Software section of the University Technology Services 网站 as well as OU美联社&p# 870软件规范和OU美联社&p# 1000采购.

所有 楼宇维修、升级、改建及翻新, 包括计划, 必须经设施管理处批准吗, 无论资金来源或劳动力如何.

所有涉及 银行或融资 of any kind, including leases, 必须由 Treasury Management Office.

所有涉及的协议或购买 收到付款 必须由财务总监办公室审核吗. 看到 OU美联社&P #210现金收据和 OU美联社&p# 212银行卡信息安全要求.

面向外部受众的传播 (所有媒体)必须事先得到通信部门的书面批准 & 市场营销.

所有 支付给学生或代表学生的非工资除报销费用外，其他费用必须经财政援助办公室批准. 所有 payments for work (including graduate student stipends) must be paid through payroll.

所有 格兰特支出 必须得到研究管理办公室的批准. 采购部门有权禁止供应商参与超过25美元的补助金或合同支出的投标过程,000.

所有鲜花工作人员(或工作人员家属)的死亡或疾病，由大学人力资源(工作人员)或学术人力资源(教师)提出申请，并由校长办公室处理 OU美联社&p# 455教职工和退休人员的死亡和鲜花致敬.

所有付款 外国实体 require special documentation 和 must be reviewed by 应付账款 prior to securing procurement.

支付处理:

需要的文档

原始文件，包括分项收据, 发票, packing slips to confirm that the goods have been received (or confirmation signature), 及合同正本, 如果适用的话, 是付款处理所必需的. 如果传真或电子邮件的发票是您的原件, 如果发票包含不同的发票号码，将被接受为原件，以确保不会有重复付款. 如果没有原始文件，请填写一份遗失收据表附有适当文件的副本.

所有付款表格可在应付账款网站.

定期付款凭证(" 以下 ")

部门可以选择准备一个以下对于定期发生的付款，收款人, 付款额, 会计分配保持不变.

以下既可以用于订单付款，也可以用于非订单付款. Examples include rent, leases, maintenance agreements, or other payments paid on a monthly basis. 一旦建立了经常性付款, the departments will no longer be required to submit additional vouchers for each monthly payment. 各部门负责PO的年度更新，以确保有足够的资金支持以下.

使用以下的各个部门将负责确保不会提交与经常性付款相关的重复付款. 各部门也有责任通知应付账款如有变化, 如会计分配或汇款地址, are needed on a recurring payment by submitting an 以下 with a checkmark next to “Revision”.

多次核对凭证

多次核对凭证该表格是否用于处理多个收款人的类似付款, 导致每个收款人都有单独的支票.

各部门都要准备一份复核凭证所有下列各项均适用:

有三个或三个以上的收款人，
学校并没有签发PO，
支付给每个收款人的理由是完全相同的，而且
收费对象为同一基金号码及帐户号码.

一般, 各部门使用这张代金券支付款项，如退款或酬金，这些款项将流向大量个人.

谢礼

If your speaker charges a fee, IC payment procedures must be followed (see IC below). 酬金通常只支付给讨论学术作品的杰出365英国上市官网，他们不收取费用. 完成“雇员vs. 独立承包商分类清单 OU美联社&税收分类:独立承包商与雇员在来访者到达之前收到关于你的演讲人是否可以通过酬金程序获得报酬的决定.

一旦会计办公室批准了酬金的收款人，完成酬金的形式并将活动传单附在PV上以处理付款. 因为酬金是感谢的象征，而不是提供的费用或服务, 没有酬金的发票或合同. 酬金通常不超过1000美元.

付款处理审批

Fund Signing Authority for payment processing is distinct from 承诺的权威 for procurement. 已经建立和批准的采购凭证(如订单和合同协议)必须由负责当前交易的资金签名者签署. 通常，这将是部门业务经理或部门主管.

未经事先授权的凭证, 比如SOP和PV, 必须由具有相应级别承诺权和基金签署权的人签署. Multiple approvals may be required as in the case of purchases charged to grant funds, 购买软件许可证, 和需要风险管理审查的采购(见 OU美联社&风险管理/保险).

研究管理办公室必须批准所有的拨款款项，然后才会处理.

新供应商和供应商维护

采购系统允许多种类型的采购和付款交易由运营部门处理. 因此, 各部门必须负责协助应付帐款和采购部保持准确和最新的供应商信息. 供应商信息包括公司或承包商名称, “付款给”(PT)和“邮政”地址, 365英国上市官网和税号.

当部门开始采购或付款处理一个新的供应商, 他们必须提交美国国税局的W-9表格或替代W-9/供应商维修表 (在应付帐款网站上找到)到采购或应付帐款, 其中包括国税局W-9表格的信息.

独立承包商: 要确定供应商状态(员工或IC)，请完成“员工vs . IC”. 独立承包商分类清单 OU美联社&税收分类:独立承包商与雇员并报会计机关批准后上岗. 如果该人被发现是雇员而不是身份证, 人力资源部门必须在该人员开始工作后不迟于三(3)天内在联邦就业数据库中对其进行核实，否则学校将违反联邦法律. 在校园工作的IC必须提供保险证明，并在工作开始前拥有OU标准服务协议或有效的PO.

外国供应商: 如果卖方是非美国人.S. 个人或公司, use the chart below as a guideline when choosing which form to request from that payee. 来我校学习的外国学生也应填写国际访客付款信息表并提供签证复印件. 在工作开始或货物收到之前，联系应付账款以获取更多关于支付外国供应商的信息，以确保在付款时没有问题.

国外收款人	IRS表格要求
商业实体，大学，组织	W8-BEN
外国收款人代理人	W8-IMY
提供服务的个人	W8-BEN(无条约豁免)
提供服务的个人	8233(要求条约豁免)

W-8或8233原件及供应商的原始签名，用于支付在美国提供的服务.

支付给外国供应商在美国提供的服务需缴纳30%的联邦预扣税，除非该供应商有资格获得美国税收条约豁免，并且该供应商拥有美国税号(EIN或SSN)。.

国税局的形式 W8-BEN 和 8233 可从应付帐款网页下载.

Contact 应付账款 or Purchasing with questions on establishing new vendors.

例外:

采购经理或应付账款经理均有权在保持保单完整性的同时批准或拒绝适当的例外情况. 批准任何例外的最低要求是请求者提供一份备忘录，其中提供对例外的解释，并由请求者的直接主管签署. 采购经理或应付账款经理将在要求例外时确定所需的额外批准级别.